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Lotse Mandantenmagazin Frühjahr 2021

Im aktuellen Lotse finden Sie Wissenswertes rund um Steuern und Unternehmensführung

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Kommen jetzt die Zombie-Unternehmen?
  • Die Betriebsprüfung – das Märchen von netten Betriebsprüfern
  • Der kleine Knigge für die Online-Kommunikation
  • Kurz-Check Arbeitszimmer
  • Wegen guter Führung langjährig geblieben…
  • (Fast) alles muss raus – Frühjahrsputz im Büro

Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

Krake oder Leitwolf – in drei Schritten erfolgreich Delegieren

Überlegen Sie kurz, wie es in Ihrem Büro-/ Betriebs-Alltag aussieht: Sind Sie eher der „Krake“, der die Aufgaben immer wieder an sich zieht, weil die Mitarbeiter sie nicht zu Ihrer Zufriedenheit ausführen?
Dieses Phänomen ist auch als MILS-Effekt bekannt: Mach Ich Lieber Selbst;-)

Wie werden Sie zum „Leitwolf“, der nicht alle Aufgaben selbst erledigt, sondern delegiert?

Diese drei Schritte helfen Ihnen, erfolgreich zu delegieren

Schritt 1: Die Vorbereitung

Nicht nur in der Küche, auch bei der Delegation liegt das Geheimnis des Erfolgs in der Vorbereitung!

Die 6 W Methode eignet sich dabei hervorragend dazu, alle notwendigen Vorüberlegungen im Rahmen einer Delegation anzustellen.

  • Was?
    Hier geht es um die Definition der Aufgabe, die delegiert werden soll.
  • Wer?
    Neben der fachlichen Qualifikation, die für den Aufgabenbereich gebraucht wird, muss der Mitarbeiter aber fast immer auch persönliche Fähigkeiten mit bringen.
  • Wann?
    Diese Frage hat zwei Dimensionen: Ab wann soll der Mitarbeiter die Aufgabe übernehmen? Und woher kommt die Zeit, in der die Aufgabe erledigt werden soll (Überstunden)?
  • Womit?
    Welche Hilfsmittel stehen dem Mitarbeiter zum Lernen und zur Erledigung der neuen Aufgabe zur Verfügung? Ist eine Fortbildung notwendig?
  • Wie?
    Im Wesentlichen soll der Mitarbeiter selbst entscheiden wie er die Aufgabe löst. Gerade bei neuen Aufgaben sollten Sie aber auch hier unterstützen. Das Motto: So selbständig wie möglich.
  • Warum?
    Überlegen Sie sich zum Schluss noch mal folgende Fragen:
    • Warum diese Aufgabe?
    • Warum dieser Mitarbeiter?
    • Warum jetzt?

Eine gute Vorbereitung auf diese Fragen macht es Ihnen leicht, dem Mitarbeiter ein schlüssiges Konzept vorzulegen. Je besser Ihr Mitarbeiter über die Hintergründe Bescheid weiß, desto eher erkennt er auch seine eigene Perspektive.

Schritt 2: Das Delegationsgespräch

Die 6 W´s leiten Sie auch durch das Gespräch, das immer statt finden muss – auch wenn es nur 5 Minuten sind. Der Sinn des Gesprächs ist es, den Mitarbeiter zu informieren und zu motivieren.

Hier noch ein paar Tipps:

Bei der Beschreibung des „Was?“ sollten Sie auf jeden Fall den Mitarbeiter die Aufgabe in eigenen Worten wiederholen lassen. Sie vermeiden so Missverständnisse.

Zum Punkt „Wann?“ empfehlen wir Ihnen sich die Zeiten des Mitarbeiters vor dem ersten Delegationsgespräch anzusehen. Auf das Argument Ihres Mitarbeiters: „Wann soll ich denn…“ sind Sie dann schon vorbereitet.

Sprechen Sie nur von „Zusatzarbeiten“ wenn Sie das auch genau so meinen! Wörtlich übersetzt in die Sprache Ihres Mitarbeiters heißt das „Überstunden“.

Schritt 3: Kontrolle

Der dritte Baustein zum Erfolg ist die Kontrolle. Sie können Ihre Mitarbeiter dabei nach und nach in die „Freiheit“ entlassen. Je nach Aufgabe und „Delegationsstufe“ (Ausbildung, Betriebszugehörigkeit) können Sie die Kontrolle lockern, aber nie völlig weg lassen!

Tipps:

Für das nächste Gespräch wird der Termin immer gleich am Ende des vorherigen Gespräches fest gelegt.

Schwierige Aufgaben werden in mindestens drei „Pakete“ aufgeteilt. Zwischenkontrolle ist hier wichtig!

Lotse Herbstausgabe 2020

Die aktuelle Ausgabe ist auf dem Weg zu unseren Mandanten. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Förderprogramm Digital
  • Die elektronische Signatur
  • Liquiditätsgewinn durch Verlustrücktrag
  • Rückzahlung der Corona-Soforthilfe
  • Degressive Abschreibung
  • Risiken Gestalten
  • Virtuelle Beziehungspflege
  • Unterstützung für Ausbildungsbetriebe

Tipps beim Mitarbeiterwechsel

So sichern Sie den Wissensschatz

Demografische Werte, die nachdenklich machen: Knapp zwei Drittel der Beschäftigten in Deutschland sind über 55 Jahre alt. Das Durchschnittsalter der Arbeitnehmer liegt dabei bei etwa 45 Jahren – Tendenz steigend. Und der Großteil der Fachkräfte geht in den nächsten Jahren und Jahrzehnten in Rente. Die erste große Zäsur gibt es bereits 2020. Dann gehen die ältesten Vertreter der geburtenstarken Babyboomer in den Ruhestand. Machen Sie als Erstes Ihren eigenen Firmen-Stresstest: Wie viele Mitarbeiter sind über 55? Und welches Fach- und Erfahrungswissen geht Ihnen verloren, wenn diese früher oder später in Rente gehen? Und was ist, wenn diese Mitarbeiter mehr oder weniger gleichzeitig gehen?

Vorbereitung ist die halbe Miete

Manchmal beschleicht einen das Gefühl, Mitarbeiterweggang und -wechsel ist wie Weihnachten: Jeder weiß, dass es passiert, und doch kommt es jedes Mal völlig überraschend. Deshalb hier mal ein exotisches Gedankenspiel: Hören Sie auf, den Wechsel als die Ausnahme zu sehen, sondern als Normalität. Rechnen Sie damit, dass pro Jahr mindestens 10 % Ihrer Mitarbeiter gehen, und lassen Sie diesen Gedanken ein paar Minuten sacken, bevor Sie weiterlesen. Okay, bereit? Was passiert, wenn der Mitarbeiterwechsel zur Normalität erklärt wird? Erstens, wenn es dann nicht passiert, freuen Sie sich ein Loch in den Bauch. Zweitens, wenn es passiert, sind Sie nicht überrascht, sondern gut vorbereitet. Und das ist das „Erfolgsgeheimnis“. Es bleibt natürlich trotzdem Arbeit, diesen Wechsel zu gestalten. Mitarbeitersuche und Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind und bleiben eine Herausforderung. Doch Sie haben einen Maßnahmenplan, den Sie im Ernstfall aus der Schublade ziehen und abarbeiten.

Machen Sie Wechselmanagement zum Standardprozess

In den meisten Betrieben gibt es dokumentierte Abläufe, Prozesse und Checklisten. Gerade für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind oft schon Pläne vorhanden, zu Neudeutsch „Onboarding“. Doch wie sieht es mit der Ausarbeitung aus? Wie wird das Wissen gesichert, das der ausscheidende Mitarbeiter mitnimmt?

Strukturierte Wissenslandkarte erstellen

Manchmal ist Mitarbeitern gar nicht bewusst, welches individuelle Wissen sie haben. Und wenn sie sechs Monate vor Ausscheiden ihren Wissensschatz dokumentieren sollen, wissen sie nicht, wo sie anfangen sollen. Hier kommt die strukturierte Wissenslandkarte ins Spiel. Kategorisieren Sie dazu die verschiedenen Wissensgebiete Ihres Unternehmens, zum Beispiel: Fachwissen, Kundenwissen, Organisationswissen, Netzwerkwissen, Digitalwissen. In Form einer Mindmap können Sie diese Kategorien um Unterpunkte erweitern und vertiefen. Diese Mindmap nutzen Sie dann, um mit Ihren bestehenden Mitarbeitern ein Wissensgespräch zu führen und bei den einzelnen Punkten zu hinterfragen, welche Wissensbausteine und Besonderheiten es gibt, die nur der Mitarbeiter oder einige wenige beherrschen. Und so können Sie diese Punkte nach und nach dokumentieren. 

Wissenslandkarte

 Übrigens, solch eine Wissenslandkarte ist nicht nur bei bevorstehendem Mitarbeiterwechsel ein hilfreiches Tool, um Einzelwissen für die ganze Firma verfügbar zu machen. Je früher Sie damit anfangen, desto leichter lässt sich der Wissenstransfers gestalten. Sehen Sie also nicht untätig zu, wie sich das wertvolle Erfahrungswissen Ihrer langjährigen Mitarbeiter in den Ruhestand verabschiedet. Investieren Sie besser jetzt Zeit und Geld, um diese immateriellen Werte zu erhalten, statt später mit erheblichem Mehraufwand neu aufzubauen.

Warum Ausbildung wichtig ist und welche Spielregeln dabei gelten

Unternehmensführung, Personalmanagement, Personalführung, Kapazitätsplanung sind nur ein paar Beispiele für das, was von Ihnen als Unternehmer zusätzlich zum Fachwissen abgefordert wird. Kein Geheimnis ist, dass es im Personalbereich zunehmend schwieriger wird. Nicht nur beim Recruiting, sondern auch im täglichen Umgang mit den Mitarbeitern sind Fehler manchmal schnell existenzbedrohend.

In allen Kreisen, selbst an Stammtischen, wird der akute Fachkräftemangel beklagt. Manche Unternehmer haben aus diesem Grund schon den Betrieb aufgegeben. Das ist eine traurige Tendenz, die sicherlich noch zunehmen wird.
Aber was tun? Ein Baustein hierzu kann die Ausbildung sein, gefolgt von guter Personalführung. Leichter gesagt als getan, denn nicht immer ist das Ausbilden aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen möglich.

Rechtlich dürfen Sie nämlich nur dann ausbilden, wenn Sie die fachliche Eignung dazu haben, sprich die Ausbildereignungsprüfung abgelegt haben. Das können auch Mitarbeiter sein, die die Azubis betreuen. Zu dieser fachlichen Eignung gehören im Wesentlichen die erforderlichen beruflichen Fertigkeiten und Kenntnisse oder berufs- und arbeitspädagogische Kenntnisse.

Im Handwerk ist darüber hinaus im Einzelfall nur fachlich geeignet,wer die entsprechende Meisterprüfung bestanden hat oder dessen fachliche Eignung von der Handwerkskammer widerruflich anerkannt wurde.

Diese rechtliche Voraussetzung wird übrigens durch die nach Landesrecht zuständigen Behörden überwacht. Dabei können Verstöße mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 € geahndet werden. Das soll Sie aber bitte jetzt nicht abschrecken, denn wenn Sie weiterlesen, zeigen wir Ihnen auf, dass es sich wirklich lohnt auszubilden.

Tatsächlich werden Sie trotz erfüllter rechtlicher Voraussetzungen nur dann ausbilden, wenn die Ressourcen, insbesondere die zeitlichen und personellen Kapazitäten dafür vorhanden sind.

Das erinnert dann aber sehr an die Geschichte von dem Autor Stephen Covey:

Ein Mann geht im Wald spazieren. Nach einer Weile sieht er einen Holzfäller, der intensiv und sehr angestrengt einen Baumstamm zersägt. Er stöhnt und schwitzt und hat offensichtlich viel Mühe mit seiner Arbeit. Der Spaziergänger tritt etwas näher heran und erkennt schnell die Ursache und sagt zum Holzfäller: „Guten Tag. Ich sehe, dass Sie sich Ihre
Arbeit unnötig schwer machen. Ihre Säge ist stumpf – warum schärfen Sie sie nicht?“ Der Holzfäller schaut nicht einmal hoch, sondern zischt nur durch die Zähne: „Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen. Ich muss sägen!“

Ähnlich geht es doch vielen bei der Ausbildung auch: Haben Sie nicht selber schon Unternehmer sagen hören: „Für Ausbildung haben wir keine Zeit!“

Dabei gibt es so viele Vorteile auszubilden:
• Sie ziehen sich Ihren Nachwuchs selbst heran. Auf Fachkräfte von außen sind Sie dann nicht mehr so sehr angewiesen.
• Sie formen die jungen Leute, wie es Ihr Betrieb erfordert, und geben ihnen gleich Ihre Unternehmensphilosophie mit.
• Wenn die Azubis dann ausgelernt haben, brauchen Sie keine lange Zeit der Einarbeitung mehr.
• Sie kennen bereits die Stärken und Schwächen der Einzelnen, sodass Sie die jungen Leute nach der Ausbildung gezielt einsetzen können. Frust-Kündigungen, weil jemand am falschen Platz ist, bleiben Ihnen erspart.
• Fachkräfte zu finden ist teuer. Headhunter verlangen oft ein Viertel des Jahresgehalts an Provision. Umgerechnet ist das circa das erste Jahresgehalt eines Azubis. Ab dem zweiten Lehrjahr trägt er sich dann oftmals schon alleine.
• Junge Leute haben andere Ideen und Fähigkeiten. Sie werden zum Beispiel mit der Digitalisierung anders umgehen als langjährige Mitarbeiter.
• usw.

Brauchen Sie noch mehr Argumente? Wahrscheinlich nicht.

Wenn Sie jetzt sagen, okay, ich will ausbilden, dann informieren Sie sich bitte bei Ihren Kammern oder Verbänden über die für Ihren Betrieb geltenden Voraussetzungen. Wichtig: Sprechen Sie auch mit Ihren Mitarbeitern, die nachher die jungen Leute ausbilden sollen. Holen Sie diese schon frühzeitig mit ins Boot und binden Sie diese auch schon in das Vorstellungsgespräch ein. Denn, derjenige, der nachher die Hauptlast bei der Ausbildung trägt, sollte auch ein Veto-Recht bei der Einstellung haben. Das ist übrigens ein weiterer Vorteil für die Ausbildung: Ihre Mitarbeiter suchen sich aus, mit wem sie arbeiten wollen. Das ist gelebte Wertschätzung.