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Tipps beim Mitarbeiterwechsel

So sichern Sie den Wissensschatz

Demografische Werte, die nachdenklich machen: Knapp zwei Drittel der Beschäftigten in Deutschland sind über 55 Jahre alt. Das Durchschnittsalter der Arbeitnehmer liegt dabei bei etwa 45 Jahren – Tendenz steigend. Und der Großteil der Fachkräfte geht in den nächsten Jahren und Jahrzehnten in Rente. Die erste große Zäsur gibt es bereits 2020. Dann gehen die ältesten Vertreter der geburtenstarken Babyboomer in den Ruhestand. Machen Sie als Erstes Ihren eigenen Firmen-Stresstest: Wie viele Mitarbeiter sind über 55? Und welches Fach- und Erfahrungswissen geht Ihnen verloren, wenn diese früher oder später in Rente gehen? Und was ist, wenn diese Mitarbeiter mehr oder weniger gleichzeitig gehen?

Vorbereitung ist die halbe Miete

Manchmal beschleicht einen das Gefühl, Mitarbeiterweggang und -wechsel ist wie Weihnachten: Jeder weiß, dass es passiert, und doch kommt es jedes Mal völlig überraschend. Deshalb hier mal ein exotisches Gedankenspiel: Hören Sie auf, den Wechsel als die Ausnahme zu sehen, sondern als Normalität. Rechnen Sie damit, dass pro Jahr mindestens 10 % Ihrer Mitarbeiter gehen, und lassen Sie diesen Gedanken ein paar Minuten sacken, bevor Sie weiterlesen. Okay, bereit? Was passiert, wenn der Mitarbeiterwechsel zur Normalität erklärt wird? Erstens, wenn es dann nicht passiert, freuen Sie sich ein Loch in den Bauch. Zweitens, wenn es passiert, sind Sie nicht überrascht, sondern gut vorbereitet. Und das ist das „Erfolgsgeheimnis“. Es bleibt natürlich trotzdem Arbeit, diesen Wechsel zu gestalten. Mitarbeitersuche und Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind und bleiben eine Herausforderung. Doch Sie haben einen Maßnahmenplan, den Sie im Ernstfall aus der Schublade ziehen und abarbeiten.

Machen Sie Wechselmanagement zum Standardprozess

In den meisten Betrieben gibt es dokumentierte Abläufe, Prozesse und Checklisten. Gerade für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind oft schon Pläne vorhanden, zu Neudeutsch „Onboarding“. Doch wie sieht es mit der Ausarbeitung aus? Wie wird das Wissen gesichert, das der ausscheidende Mitarbeiter mitnimmt?

Strukturierte Wissenslandkarte erstellen

Manchmal ist Mitarbeitern gar nicht bewusst, welches individuelle Wissen sie haben. Und wenn sie sechs Monate vor Ausscheiden ihren Wissensschatz dokumentieren sollen, wissen sie nicht, wo sie anfangen sollen. Hier kommt die strukturierte Wissenslandkarte ins Spiel. Kategorisieren Sie dazu die verschiedenen Wissensgebiete Ihres Unternehmens, zum Beispiel: Fachwissen, Kundenwissen, Organisationswissen, Netzwerkwissen, Digitalwissen. In Form einer Mindmap können Sie diese Kategorien um Unterpunkte erweitern und vertiefen. Diese Mindmap nutzen Sie dann, um mit Ihren bestehenden Mitarbeitern ein Wissensgespräch zu führen und bei den einzelnen Punkten zu hinterfragen, welche Wissensbausteine und Besonderheiten es gibt, die nur der Mitarbeiter oder einige wenige beherrschen. Und so können Sie diese Punkte nach und nach dokumentieren. 

Wissenslandkarte

 Übrigens, solch eine Wissenslandkarte ist nicht nur bei bevorstehendem Mitarbeiterwechsel ein hilfreiches Tool, um Einzelwissen für die ganze Firma verfügbar zu machen. Je früher Sie damit anfangen, desto leichter lässt sich der Wissenstransfers gestalten. Sehen Sie also nicht untätig zu, wie sich das wertvolle Erfahrungswissen Ihrer langjährigen Mitarbeiter in den Ruhestand verabschiedet. Investieren Sie besser jetzt Zeit und Geld, um diese immateriellen Werte zu erhalten, statt später mit erheblichem Mehraufwand neu aufzubauen.

Warum Ausbildung wichtig ist und welche Spielregeln dabei gelten

Unternehmensführung, Personalmanagement, Personalführung, Kapazitätsplanung sind nur ein paar Beispiele für das, was von Ihnen als Unternehmer zusätzlich zum Fachwissen abgefordert wird. Kein Geheimnis ist, dass es im Personalbereich zunehmend schwieriger wird. Nicht nur beim Recruiting, sondern auch im täglichen Umgang mit den Mitarbeitern sind Fehler manchmal schnell existenzbedrohend.

In allen Kreisen, selbst an Stammtischen, wird der akute Fachkräftemangel beklagt. Manche Unternehmer haben aus diesem Grund schon den Betrieb aufgegeben. Das ist eine traurige Tendenz, die sicherlich noch zunehmen wird.
Aber was tun? Ein Baustein hierzu kann die Ausbildung sein, gefolgt von guter Personalführung. Leichter gesagt als getan, denn nicht immer ist das Ausbilden aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen möglich.

Rechtlich dürfen Sie nämlich nur dann ausbilden, wenn Sie die fachliche Eignung dazu haben, sprich die Ausbildereignungsprüfung abgelegt haben. Das können auch Mitarbeiter sein, die die Azubis betreuen. Zu dieser fachlichen Eignung gehören im Wesentlichen die erforderlichen beruflichen Fertigkeiten und Kenntnisse oder berufs- und arbeitspädagogische Kenntnisse.

Im Handwerk ist darüber hinaus im Einzelfall nur fachlich geeignet,wer die entsprechende Meisterprüfung bestanden hat oder dessen fachliche Eignung von der Handwerkskammer widerruflich anerkannt wurde.

Diese rechtliche Voraussetzung wird übrigens durch die nach Landesrecht zuständigen Behörden überwacht. Dabei können Verstöße mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 € geahndet werden. Das soll Sie aber bitte jetzt nicht abschrecken, denn wenn Sie weiterlesen, zeigen wir Ihnen auf, dass es sich wirklich lohnt auszubilden.

Tatsächlich werden Sie trotz erfüllter rechtlicher Voraussetzungen nur dann ausbilden, wenn die Ressourcen, insbesondere die zeitlichen und personellen Kapazitäten dafür vorhanden sind.

Das erinnert dann aber sehr an die Geschichte von dem Autor Stephen Covey:

Ein Mann geht im Wald spazieren. Nach einer Weile sieht er einen Holzfäller, der intensiv und sehr angestrengt einen Baumstamm zersägt. Er stöhnt und schwitzt und hat offensichtlich viel Mühe mit seiner Arbeit. Der Spaziergänger tritt etwas näher heran und erkennt schnell die Ursache und sagt zum Holzfäller: „Guten Tag. Ich sehe, dass Sie sich Ihre
Arbeit unnötig schwer machen. Ihre Säge ist stumpf – warum schärfen Sie sie nicht?“ Der Holzfäller schaut nicht einmal hoch, sondern zischt nur durch die Zähne: „Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen. Ich muss sägen!“

Ähnlich geht es doch vielen bei der Ausbildung auch: Haben Sie nicht selber schon Unternehmer sagen hören: „Für Ausbildung haben wir keine Zeit!“

Dabei gibt es so viele Vorteile auszubilden:
• Sie ziehen sich Ihren Nachwuchs selbst heran. Auf Fachkräfte von außen sind Sie dann nicht mehr so sehr angewiesen.
• Sie formen die jungen Leute, wie es Ihr Betrieb erfordert, und geben ihnen gleich Ihre Unternehmensphilosophie mit.
• Wenn die Azubis dann ausgelernt haben, brauchen Sie keine lange Zeit der Einarbeitung mehr.
• Sie kennen bereits die Stärken und Schwächen der Einzelnen, sodass Sie die jungen Leute nach der Ausbildung gezielt einsetzen können. Frust-Kündigungen, weil jemand am falschen Platz ist, bleiben Ihnen erspart.
• Fachkräfte zu finden ist teuer. Headhunter verlangen oft ein Viertel des Jahresgehalts an Provision. Umgerechnet ist das circa das erste Jahresgehalt eines Azubis. Ab dem zweiten Lehrjahr trägt er sich dann oftmals schon alleine.
• Junge Leute haben andere Ideen und Fähigkeiten. Sie werden zum Beispiel mit der Digitalisierung anders umgehen als langjährige Mitarbeiter.
• usw.

Brauchen Sie noch mehr Argumente? Wahrscheinlich nicht.

Wenn Sie jetzt sagen, okay, ich will ausbilden, dann informieren Sie sich bitte bei Ihren Kammern oder Verbänden über die für Ihren Betrieb geltenden Voraussetzungen. Wichtig: Sprechen Sie auch mit Ihren Mitarbeitern, die nachher die jungen Leute ausbilden sollen. Holen Sie diese schon frühzeitig mit ins Boot und binden Sie diese auch schon in das Vorstellungsgespräch ein. Denn, derjenige, der nachher die Hauptlast bei der Ausbildung trägt, sollte auch ein Veto-Recht bei der Einstellung haben. Das ist übrigens ein weiterer Vorteil für die Ausbildung: Ihre Mitarbeiter suchen sich aus, mit wem sie arbeiten wollen. Das ist gelebte Wertschätzung.

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Helga Schumacher erzählt im Video, warum ihr die Arbeit so viel Spaß macht.

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Was macht eigentlich ein Mitarbeiter Jahresabschluss?

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.

Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in den nächsten Lotse-Folgen einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.

Ein Tag im Leben von Verena Heiter*

Guten Tag, mein Name ist Verena Heiter und ich bin gelernte Steuerfachangestellte. Ich bin 47 Jahre alt und verdanke meine Berufswahl meiner damaligen Leidenschaft für Tetris. Meine Mathematiklehrerin hat mir empfohlen, einen zahlenorientierten Beruf zu wählen, bei dem logisches Denken erforderlich ist. Und die Mutter einer Schulkameradin war Steuerberaterin, bei der ich ein Ferienpraktikum gemacht habe. Da wusste ich, das ist das Richtige für mich.

Was damals noch gar nicht absehbar war, ist jetzt ein Riesenvorteil: Wir arbeiten digital in der Kanzlei, und ich kann zwei Tage die Woche von zu Hause arbeiten. Mein Vater ist jetzt 79 und lebt, seit meine Mutter vor drei Jahren gestorben ist, bei uns im Haus. So habe ich neben der Arbeit Zeit, mich um ihn zu kümmern.

Heute bin ich zu Hause und habe mir den Tag für den Jahresabschluss von Maler Fleck reserviert. Dazu habe ich mich gestern in der Kanzlei noch einmal mit Nicole Sommer, die seine Buchhaltung macht, abgestimmt und die von ihr vorbereiteten Unterlagen in die Arbeitspapiere zum Jahresabschluss übernommen.

Jetzt gehe ich Punkt für Punkt die Bilanzpositionen vom Anlagevermögen über Umlaufvermögen, Rückstellungen und Kapitalkonten durch. Ich will Sie als Leser hier gar nicht groß langweilen mit Fachchinesisch und Paragrafen, in der Kanzlei verwenden wir bei GmbHs eine besondere Checkliste, die ich Schritt für Schritt abarbeite.

Hier ein kurzer Auszug einiger wichtiger Bewertungs- und Prüfpunkte:

  • Ich schaue mir die Neuanschaffungen im Anlagevermögen an und prüfe, ob mögliche Sonderabschreibungen – wir nennen das bei uns gern auch die Mittelstands-AfA – in Anspruch genommen werden können; eventuell gebildete Investitionsabzugsbeträge bei getätigten Investitionen auflösen.
  • Maler Fleck macht natürlich eine Inventur. Hier schaue ich mir insbesondere die Bewertung der Waren zum Einkaufswert an.
  • Sind die halbfertigen Arbeiten vollständig? Dazu schaue ich mir die Ausgangsrechnungen vom Folgejahr durch, kontrolliere den Leistungszeitraum, vergleiche die halbfertigen Arbeiten mit den erhaltenen Anzahlungen.
  • Ich berechne die Rückstellung für Archivierung – auch ein Maler hat ganz schön viele Ordner: Hierzu werden die Raumkosten ermittelt, wird die Archivgröße geprüft und werden die Daten in das bereits vorliegende Excel-Tool eingearbeitet.
  • Eine Betriebsprüfung steht an, sodass hierfür ebenfalls eine Rückstellung gebildet werden kann.
  • Und natürlich sind auch offene Kundenrechnungen vorhanden, die ich mit Maler Fleck abstimme und nach Rücksprache Einzelwertberichtigungen bilde bzw. die Forderungen ausbuche.
  • Zu den Routineaufgaben gehört es, eine Umsatzsteuerverprobung durchzuführen und die Gewerbesteuerrückstellung zu berechnen.
  • Auch die nicht abzugsfähigen Schuldzinsen wollen ermittelt werden.

 

Wenn die Checkliste abgearbeitet ist und alle abschlussrelevanten Buchungen erfolgt sind, bereite ich die Unterlagen für die Besprechung mit dem Mandanten vor. Dabei werden anstehende Bewertungsfragen mit Maler Fleck besprochen und Entscheidungen gefällt.

Erst dann erfolgt die endgültige Verarbeitung und Erstellung des Bilanzberichts. Nach Unterschrift durch den Mandanten werden die Daten dann elektronisch an das Finanzamt und die Banken gesendet.

Jeder Jahresabschluss hat seine Besonderheiten, und ich schätze an meiner Arbeit, dass ich mich in die unterschiedlichsten Branchen hineindenken kann und indirekt an deren Erfolgszahlen mitwirke.

Ach, übrigens, Tetris spiele ich zwar nicht mehr. Dafür nutze ich meine logischen Fähigkeiten seit einiger Zeit bei Online-Spielen wie „The Stanley Parable“. Jede Entscheidung führt zu einem anderen Ergebnis – so gesehen ähnelt es also der Erstellung eines Jahresabschlusses.

* Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt. 😉