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Bargeld lacht? Ab 2020 ist die Kassenführung noch weniger lustig

Wer in seinem Betrieb mit Bargeld zu tun hat, steht seitens des Finanzamtes unter Generalverdacht der „Einnahmenverkürzung“ und damit der Steuerhinterziehung. Daher schraubt die Finanzverwaltung die Anforderungen an eine „ordnungsgemäße Kasse“ immer höher.

Ab dem 01.01.2020 zündet der Fiskus nun die nächste Stufe im Kampf gegen das Schwarzgeld. Im Fokus: die elektronischen Kassensysteme.

Folgende verschärfte Anforderungen muss Ihr elektronisches Kassensystem zukünftig erfüllen:

  1. ein Schutzmodul – eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Hier gibt es drei Bestandteile:

Erstens, das Sicherheitsmodul

Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass (Kassen-)Eingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.

Zweitens, das Speichermedium

Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gespeichert.

Drittens, die digitale Schnittste

Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfzwecke gewährleisten.

Jedes zertifizierte Kassensystem bzw. Sicherheitsmodul verfügt über eine individuelle Seriennummer. Jedem Geschäftsvorfall und anderem Vorgang wird u.a. eine eigene Transaktionsnummer zugewiesen. Die Transaktionsnummern sind so beschaffen, dass Lücken erkennbar sind. Des Weiteren wird für jeden Vorgang ein Prüfwert generiert sowie der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -endes erfasst.

Zuständig für die Zertifizierung ist das Bundesamt für Informationstechnik (BSI). Hierfür sorgt Ihr Kassenaufsteller.

  1. eine Belegausgabeverpflichtung

Ab 2020 gilt erstmals eine grundsätzliche Belegausgabeverpflichtung, allerdings nur bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems – egal, ob die Kunden den Beleg mitnehmen oder nicht. Mit Zustimmung des Kunden ist auch die Bereitstellung eines elektronischen Belegs erlaubt. Details finden Sie in dieser Ausgabe in einem weiteren Artikel und erfahren Sie von Ihrem steuerlichen Berater.

  1. Mitteilungspflichten über Inbetriebnahme/Außerbetriebnahme von Aufzeichnungssystemen

Ab 01.01.2020 müssen sowohl die Anschaffung als auch die Außerbetriebnahme elektronischer Kassensysteme innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt gemeldet werden. Hierzu soll ein amtliches Formular genutzt werden, das es aber noch nicht gibt.

 Achtung:

  • Alle vor 2020 angeschafften Systeme müssen bis 31.01.2020 gemeldet werden.
  • Beim Neukauf einer Registrierkasse ab dem 01.01.2020 brauchen Sie einen Zertifizierungsnachweis.

Eine Übergangsregelung verschafft Ihnen Luft bis 31.12.2022.

Nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die grundlegenden Aufzeichnungsanforderungen erfüllen, aber bauartbedingt nicht mit den oben genannten Funktionen aufrüstbar sind, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden. Im Umkehrschluss müssen Kassensysteme, die mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können, bereits ab 01.01.2020 über eine solche verfügen. Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers).

PC-Kassensysteme sind von der Ausnahmeregelung nicht umfasst und dürfen damit ohne zertifizierte Sicherheitseinrichtung ab 01.01.2020 nicht mehr eingesetzt werden.

Kassensysteme, die nicht nachrüstbar sind und vor dem 26.11.2010 angeschafft wurden, müssen entsorgt und durch ein neues System ersetzt werden.

Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Kassenhersteller und/ oder mit Ihrem Steuerberater auf, damit Sie bei der nächsten Betriebsprüfung nicht mit Umsatzzuschätzungen von nicht selten zehn bis 15 Prozent durch den Prüfer konfrontiert werden, weil Ihr System nicht „ordnungsgemäß“ ist.

Simulation Kassennachschau

Nutzen Sie am besten unser Angebot. Wir „spielen“ Betriebsprüfer und simulieren die unangekündigte Kassennachschau. 

Denn Vorbeugen ist besser als Steuern nachzahlen.

Sprechen Sie uns an. 

GoBD – Gewinnzuschätzung ohne Beleg-Durchsicht

Nein, so heißt das nicht wirklich, aber immer mehr Unternehmer berichten von willkürlichen Zuschätzungen im Rahmen einer Betriebsprüfung, da formelle Mängel festgestellt wurden. Der formelle Mangel ist das Fehlen der Verfahrensdokumentation. Eine Belegdurchsicht ist dann oftmals gar nicht mehr erforderlich. Das Finanzamt erhöht einfach den Umsatz um bis zu 10 Prozent pro Jahr, und schon ist der Prüfer wieder weg. – Ein Horrorszenario, das aber in weiten Teilen Deutschlands bereits Wirklichkeit ist. Auch der Süden wird nun langsam aus seinem Dornröschenschlaf wach geküsst.

Sie fragen sich, was sind die GoBD, seit wann gibt es sie und wieso der Hype?

Schon im HGB 1985 hat der Gesetzgeber erstmalig bestimmte Prinzipien, die seit Langem als rechtsform- und größenunabhängige Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) anerkannt waren, einzeln niedergeschrieben. Zehn Jahre später wurden diese ergänzt und danach weiter geändert. Welche Dynamik dahintersteckt, wird ersichtlich, wenn wir uns die weitere zeitliche Abfolge der Erlasse hierzu ansehen:

07.11.1995          Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)

14.11.2014          Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

29.05.2018          Gesetzliche Neuregelung des § 146b AO durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016; Anwendungserlass zu § 146b AO

20.08.2018          Neues BMF-Schreiben zur Kassen-Nachschau

2019                      Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) – Neufassung. Die Abstimmung über diese Neufassung läuft gerade.

Die Entwicklung ist Ausfluss der zunehmenden Digitalisierung, nicht nur bei der Finanzverwaltung. Die letzte Änderung 2019 ist mit Sicherheit nicht die letzte.

Diese Flut an Erlassen und Gesetzesänderungen zeigt, wie wichtig es der Finanzverwaltung damit ist. Diese Grundsätze müssen daher ernst genommen werden. Werden sie verletzt, dann können Ihre Buchhaltung und der Jahresabschluss verworfen, also nicht anerkannt, werden. Das war auch schon vor 1985 der Fall. Auch damals waren schon Zuschätzungen denkbar, wurden aber sehr selten getätigt. Das hat sich geändert.

Die Besonderheit heute besteht darin, dass Sie Ihre Rechnungslegungsprozesse detailliert beschreiben müssen.

Unternehmen, die eine Barkasse führen (insbesondere Gastronomen). brauchen die Verfahrensdokumentation eher heute als morgen, denn es kann seit 2018 jederzeit eine unangekündigte Kassennachschau erscheinen. Werden dabei Mängel festgestellt, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Eine fehlende Verfahrensdokumentation ist ein solcher Mangel. Mehr dazu erfahren Sie im Artikel „Kassennachschau“.

Sie haben sich bereits mit den GoBD auseinandergesetzt und wollen nur die wichtigsten Änderungen der „GoBD 2019“ im Überblick haben? Kein Problem, hier sind sie:

  • Das Fotografieren von Belegen mittels mobiler Endgeräte (mobiles Scannen) wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt.
  • Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland
  • Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig.
  • Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend, und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion.
  • Cloud-Systeme werden explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen.
  • Änderungen an einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein.

 

Übrigens: Als Unternehmer oder Geschäftsführer sind Sie für die Einhaltung dieser Grundsätze verantwortlich. Diese Verantwortung kann leider nicht delegiert werden. Bitte nehmen Sie die GoBD ernst. Wir wollen nicht, dass es zu einer Gewinnzuschätzung ohne Beleg-Durchsicht bei Ihnen kommt.

Tipp: Mit unserem Beratungsangebot „Simulation Kassennachschau“ und „GoBD – Checkup“ sind Sie auf die nächste Betriebsprüfung bestens vorbereitet. Sprechen Sie uns an.

Kassennachschau – Unverhofft kommt oft und künftig immer öfter

Alle wissen es, doch kaum einer glaubt, dass es wirklich so kommt.

Seit 2018 ist die Kassennachschau durch das Finanzamt möglich – ohne Ankündigung!

Es ist Realität: Die Prüferinnen und Prüfer kommen unangemeldet in die Geschäftsräume und kontrollieren überfallartig die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben. Die dürfen das.

Na gut, sagen Sie sich wahrscheinlich. Meine Kassenführung ist in Ordnung. Was soll da schon passieren?

Und dann passiert es 

Der ausgewiesene Amtsträger gibt sich ganz entspannt bei der Betrachtung der Kasse und Belege … und fragt plötzlich nach einem Handbuch für die Kasse(n) und nach einer Verfahrensdokumentation für die Kassenführung.

Sie sind in guter Gesellschaft, wenn Sie noch nichts von einer Verfahrensdokumentation gehört haben – hilft aber nicht weiter.

Fehlen solche Unterlagen – wie auch Bedienungs- oder Programmieranleitungen und –aufzeichnungen –, werden dem Prüfer Tür und Tor geöffnet für Hinzuschätzungen bei Einnahmen und Gewinn.

Sollten Sie zu Ihren Kassensystemen (alt oder neu) keine Bedienungsanleitungen mehr haben, dann sprechen Sie umgehend Ihren Kassenaufsteller an. Als kassenführender Unternehmer sollten Sie, auch wenn Systeme ersetzt werden, sämtliche Altdokumentationen oder Anleitungen aufbewahren (zehn Jahre) und erforderlichenfalls vorlegen können. Schlimmstenfalls müssen Sie sogar alte Kassensysteme aufbewahren, wenn nur mit deren Hilfe (alte) Kassendaten lesbar oder auswertbar gemacht werden können.

Wenn Sie sich bisher mit dem Thema Kassennachschau nicht befasst haben – tun Sie es jetzt. Checken Sie, ob die oben genannten Unterlagen vorliegen, und fangen Sie an – am besten mit unserer Unterstützung – eine Verfahrensdokumentation zu schreiben.

Auch wenn Sie und Ihre Mitarbeiter mit der Kasse trainiert und hierfür den sogenannten Trainingsspeicher genutzt haben, dann dokumentieren Sie dies ganz besonders mit Namen und allen anderen wichtigen Daten, die zur Klärung und Beseitigung böser Unterstellungen vorstellbar sind.

Dann sind Sie gut vorbereitet. 

Waren Sie nicht gut vorbereitet oder werden tatsächlich Fehler entdeckt, die zu einer falschen Besteuerung geführt haben, dann passiert Folgendes: In aller Regel teilt Ihnen der Prüfer mit, dass aufgrund der Prüfungsfeststellungen ein Übergang zur Außenprüfung (Betriebsprüfung komplett) erfolgt. Die Mitteilung erfolgt schriftlich, und mit ihr wird festgelegt, welche Steuerarten in welchem Prüfungszeitraum zu prüfen sind.

Spätestens jetzt sollten Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater umgehend hinzuziehen. Sie haben meist Zeit, die Unterlagen in angemessener Zeit vorzubereiten, und vielleicht findet man auch einen Weg, wie man „die Kuh vom Eis kriegt“.

Die Außenprüfung soll grundsätzlich dazu beitragen, dass die Steuergesetze gerecht und gleichmäßig angewendet werden; deshalb ist auch zu Ihren Gunsten zu prüfen. Wenn Ihnen der vorgesehene Zeitpunkt des Prüfungsbeginns aus wichtigen Gründen nicht passt, können Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin gemeinsam einen anderen Prüfungsbeginn beantragen. Die Zeit bis zum Beginn sollte dann genutzt werden, die erforderlichen Unterlagen vorzubereiten. Parallel kann eine Strategie entwickelt werden, die mögliche Hinzuschätzungen erträglich macht. Oder Sie finden mit uns einen Weg, das vermutete Mehrergebnis mit anderen Maßnahmen zu kompensieren.

Möglicherweise gibt es auch mehrere Möglichkeiten, den „Spieß umzudrehen“!

Wenn sich die Besteuerungsgrundlagen durch die Prüfung ändern, dann gibt es im Rahmen einer Schlussbesprechung die Möglichkeit, einzelne Sachverhalte nochmals ausführlich zu erörtern. Hierbei hat sich schon manchmal das Blatt gewendet.

Machen Sie mit uns die Kassennachschau – Simulation und sprechen Sie uns. Wir unterstützen Sie tatkräftig.

Mehr Infos und ein Video finden Sie hier