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Rechnungen per Mail – Tipps zur Belegablage

Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co. Die häufigsten Fragen greifen wir hier auf.

Ich bekomme immer mehr Rechnungen per Mail. Was muss ich beachten?

Ausdrucken und gut? Nicht wirklich.
Natürlich könnten Sie die Rechnung ausdrucken – aber warum eigentlich? Ausdrucken, lochen, abheften – nicht nur ziemlich unmodern, sondern auch aufwendig. Irgendwann geht der Beleg ja auch zum Steuerberater (und zurück). Oder eine andere Abteilung braucht ihn. Oder Sie sind unterwegs …

Besser: Sie sind up to Date und nutzen DATEV Unternehmen online. Hier laden Sie die Original Belege innerhalb von 10 Tagen einfach über Upload Mail in die revisionssichere DATEV Cloud. So erfüllen Sie erstens die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung der Belege und haben zweitens die Rechnung immer schnell zur Hand.

Der Profi-Tipp: Mit der Belegsuche von DATEV Unternehmen online – Menüpunkt Startseite Belege – finden Sie schnell und einfach alle Belege in der Cloud wieder. Der Dateiname spielt dabei keine Rolle, mühsames Umbenennen der Dateien entfällt. Einfach ein Stichwort eingeben, die Volltextsuche durchforstet alle Dateiinhalte und zeigt den passenden Beleg an – schnell und ohne großen Zeitaufwand.

Diese Belegablage über DATEV Unternehmen online empfehlen wir Ihnen auch für die von Ihnen eingescannten Rechnungen. So ist alles einfach, sicher und schnell abgelegt und wiedergefunden.

Achtung: Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen betrifft immer das Originalformat. Haben Sie die Rechnung also in digitaler Form erhalten, sind Sie verpflichtet, diese digitale Rechnung aufzubewahren. Ein Ausdruck per Papier erfüllt hier die gesetzlichen Vorschriften nicht!
Wenn in der Begleitmail der Rechnung mehr steht als: „Hier ist Ihre Rechnung“, gilt das auch für den Mailtext – im Zweifel zehn Jahre.

90% unserer Mandanten arbeiten digital und genießen die Vorteile der papierlosen Zusammenarbeit. Sie haben Fragen zu den Einsatzmöglichkeiten von DATEV Unternehmen online?
Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gern.

Motivationsfaktor Führungskraft

Der Fachkräftemangel ist in vielen Unternehmen inzwischen spürbar angekommen. Umso wichtiger ist es, die bestehenden Mitarbeiter langfristig zu binden und ein attraktives Arbeitsumfeld zu schaffen. Die Höhe des Gehalts spielt dabei natürlich eine Rolle, doch gilt gerade für kleine und mittelständische Betriebe, dass sie mit Gehältern aus der Industrie nicht mithalten können und andere Vorzüge in den Vordergrund stellen müssen.

Flexible Arbeitsplatzgestaltung, familiäres Miteinander, abwechslungsreiche Tätigkeiten gehören dabei zu den großen Pluspunkten, mit denen Sie sich vom Wettbewerber abheben können.
Doch es gibt noch einen weiteren Punkt, dem manchmal zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird: die Art und Weise, wie Sie als Firmeninhaber mit Ihren Mitarbeitern umgehen.

In einer Universum-Umfrage bei kaufmännischen Berufen landeten unter den Top-10-Merkmalen, die einen guten Arbeitgeber auszeichnen:
Anerkennung
Respekt
• die eigene Entwicklung wird gefördert

Wegen guter Führung langjährig geblieben

Und da sind Sie gefragt. Was tun Sie konkret, um als guter Chef/gute Chefin wahrgenommen zu werden? Stellen Sie sich einfach einmal vor, Sie wären bei sich selbst angestellt. Wie würden Sie sich als Chef beschreiben? Wie gut sind Ihre Kommunikationsfähigkeiten im stressigen Alltag? Wann und wie gehen Sie auf die Interessen und Wünsche Ihrer Mitarbeiter ein?

Ihre Führungsqualitäten haben dabei nicht nur Auswirkungen auf die Stimmung im Betrieb, sondern auch auf das Engagement und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter. Wenn Sie sich über mangelndes Verantwortungsbewusstsein und fehlendes Mitdenken Ihrer Mitarbeiter beklagen, kann es auch daran liegen, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass das gar nicht erwünscht ist.

Wie heißt es so schön: Jeder hat die Mitarbeiter, die er verdient!
Wenn Sie sich also das nächste Mal über einen Mitarbeiter ärgern, der Aufgaben an Sie zurückdelegiert, oder die Stimmung im Betrieb schlecht ist, packen Sie sich zuerst an der eigenen Nase und stellen Sie sich folgende Fragen:

• Bin ich ein MILS-Typ?

MILS ist die Abkürzung für Mach Ich Lieber Selber und befällt Chefs und Chefinnen meistens, kurz bevor sie etwas delegieren wollen. Denn sie glauben, es geht schneller, wenn sie es selbst
erledigen. Doch das ist nur kurzfristig gedacht. Wer mittelfristig entlastet werden will, muss kurzfristig mehr Zeit investieren. Wenn Sie Aufgaben und Verantwortung delegieren, geben Sie
den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, sich zu entwickeln. Machen Sie sich dabei klar, dass der Mitarbeiter zu Beginn mindestens 25 % länger braucht und einen anderen Ansatz oder Weg
geht als Sie. Das ist okay, denn anders bedeutet nicht zwangsläufig schlechter. Loslassen können heißt die Devise.

• Gehe ich jeden Tag aufs Neue hoch motiviert ins Unternehmen und strahle Freude aus?

Wenn Sie häufig gestresst wirken, sich keine Zeit nehmen, um ein paar nette Worte mit den Mitarbeitern zu wechseln, Telefonate mit „lästigen“ Kunden abwimmeln lassen, brauchen Sie
sich nicht wundern, wenn die Stimmung im Keller ist. Ihre Persönlichkeit strahlt durch den ganzen Betrieb – und je kleiner die Firma, desto höher ist die Strahlkraft. Und ja, es gibt Tage, an denen man mal nicht so gut drauf ist. Doch dafür können (in den meisten Fällen) Ihre Mitarbeiter nichts. Also lassen Sie es nicht an ihnen aus. Tipp: Bevor Sie die Firma betreten, eine Minute Dauergrinsen – also die Mundwinkel zu einem extremen Lächeln nach oben ziehen. Dadurch werden von den Nerven Signale ans Gehirn gesendet: „Ihm/Ihr geht es gut, also entspannen und gut drauf sein.“ Und die Anspannung verfliegt.

• Weiß ich, was meine Mitarbeiter gerade bewegt, und – vor allem – interessiert es mich auch?

Wenn Sie sich nicht für Ihre Mitarbeiter interessieren, tun diese es umgekehrt auch nicht. Dann beschränken sich der Einsatz auf die vereinbarte Arbeitszeit und das Engagement auf das Notwendige. Denn warum sollte sich ein Mitarbeiter für jemanden anstrengen, der ihn nicht wertschätzt. Mitarbeiterführung ist eine Dienstleistung für Menschen und ein Vollzeitjob. Wenn sich Unternehmer beklagen, dass sie gar nicht zum Arbeiten kommen, weil sie sich dauernd um die Mitarbeiter kümmern müssen, haben sie ihre Verantwortung als Führungskraft nicht verstanden. Nehmen Sie diese Verantwortung bewusst an.

• Sehe ich meine Mitarbeiter als wertvolles Kapital oder als notwendige Kosten?

Kapital wird vermehrt, Kosten will man senken. Die Einstellung macht einen riesigen Unterschied, wie Sie Ihre Mitarbeiter behandeln. Tipp, um die Wahrnehmung zu verändern: Benennen Sie das Konto Personalkosten um in Mitarbeitereinkommen.

• Was lernen meine Mitarbeiter von mir fachlich und menschlich?

Und zwar jeden Tag. Wissen so weiterzugeben, dass es andere verstehen und annehmen können, ist eine Kunst. Mitarbeiter zu beschäftigen kann jeder, Mitarbeiter führen die wenigsten.
Dabei ist das Fachliche genauso wichtig wie die Worte Bitte, Danke und Gern.

• Wann habe ich zuletzt ein Lob ausgesprochen?

Wenn Chefs oder Chefinnen einen Mitarbeiter ins Büro rufen, dann meistens, wenn sie einen Fehler entdeckt haben. Über Fehler wird ausführlich gesprochen, das Gute bleibt als Selbstverständlichkeit unkommentiert. Oft geht es bei Mitarbeiterführung gar nicht um Motivation, sondern darum, Demotivation zu vermeiden. Dabei geht es nicht darum, übertrieben auf Selbstverständlichkeiten zu reagieren: „Hach Frau Müller, diese Aufgabe ist Ihnen ja großartig gelungen.“ Mitarbeiter spüren sehr wohl, ob und was Sie ernst meinen. Es geht vielmehr darum, das Besondere (auch wenn es eine Kleinigkeit ist) wahrzunehmen und auszusprechen und so zu zeigen, dass Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter wertschätzen.

Wenn Sie diese Punkte beherzigen, werden es die Mitarbeiter Ihnen mit langjähriger Zugehörigkeit danken und gern den Betrieb anderen potenziellen Mitarbeitern empfehlen.
Es liegt im wahrsten Sinne des Wortes an Ihnen.

Frühjahrsputz im Büro – auch digital sinnvoll

Wie heißt es so schön: alles neu macht der Mai. Nutzen Sie den Frühjahrsschwung und machen Sie klar Schiff.

Viele von uns sind ja noch Jäger und Sammler – bloß nichts wegwerfen, man könnte es ja noch einmal brauchen. Häufig ergeht es uns dann aber wie mit dem Werkzeugkeller: Da liegen bestimmt noch ein paar dieser Spezialschrauben vom letzten Mal – aber wo? Also doch zum Baumarkt und neue kaufen …

Und egal, wie gut Sie Ihr Büro aufräumen – eher früher als später bilden sich wieder Papierstapel, oder in der Dateiablage sammeln sich immer mehr Dokumente an, und das Suchen und Finden wird immer aufwendiger.
Mindestens einmal im Jahr sollten Sie wirklich ein „Großreinemachen“ veranstalten.

Kurt Tucholsky hat es sehr treffend ausgedrückt:
„Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.“

Hier unsere Checkliste für Ihren Frühjahrsputz im Büro:

  1. Vorsortierung
    Bilden Sie drei „Haufen“:
    • kann weg – wird sofort entsorgt – Unser Tipp: Nehmen Sie bei der Altpapierkiste/dem Entsorgungscontainer ruhig eine Nummer größer. Das motiviert Sie beim Ausmisten.
    • kann wahrscheinlich weg – kommt in eine Kiste, und nach 6 Monaten (Datum auf dem Karton nicht vergessen!) kommt alles in der Kiste weg, was Sie in dieser Zeit nicht gebraucht haben
    • muss bleiben – hier überlegen Sie sich klare Kategorien für die Aufbewahrung
    Bleiben muss alles, was gesetzlich vorgeschrieben ist und was Sie nicht ohne Weiteres wiederbeschaffen können, wie zum Beispiel Ihre Geburtsurkunde.

    Egal, ob Sie sich per Papier oder elektronisch organisiert haben – jedes Ihrer Systeme sollten Sie so entschlacken. Meist finden sich ja auch noch die Werbegeschenke und/oder die Messemitbringsel vom letzten Jahr in einer Ecke.
    Und Ihr Mailpostfach und Ihre Dokumentenablage verschlanken Sie nach demselben Muster.
    
  2. Aufgabenorganisation
    Um die Ordnung zu erhalten, empfiehlt sich eine „Posteingangskorborganisation“ nach der AHA-Methode. Dabei werden die eingehenden Dokumente/Mails nach drei Kriterien
    geordnet:

    A = Ablage/Scannen
    Diese Dokumente müssen Sie lediglich gut ablegen und vielleicht vorher scannen. Dann doch sofort.
    H = Handeln
    Diese Dokumente/Mails erfordern ein Handeln Ihrerseits. Eine bloße Weiterleitung an den richtigen Empfänger – zum Beispiel an einen Ihrer Mitarbeiter – machen Sie sofort.
    Beinhaltet das Dokument für Sie selbst eine Aufgabe, überführen Sie es direkt in Ihre To-do-Liste und legen einen Termin und eine Erinnerung fest.
    A = Abfall
    Alles andere kommt weg – und zwar sofort …

    Das Gute an der AHA-Methode: Sie funktioniert sowohl für Papier als auch für Ihr Mailpostfach oder Ihr Dokumentenablagesystem.
    Wenn Sie kein großes Aufgabenmanagement haben oder brauchen, können Sie einfach vier entsprechende DIN-A4-Körbe auf Ihrem Schreibtisch stapeln – vier, weil Sie zusätzlich zu den drei AHA-Körben einen Korb als zunächst ungeordneten „Posteingang“ brauchen.

    Unser Tipp: Dokumente entspannt managen per DMS Ordnung hat ja weniger mit Suchen als mit Finden zu tun. Organisieren Sie Ihr berufliches und privates Leben noch weitgehend mit Papier, muss die Ordnung besonders groß sein.

    Sind Sie schon sehr digital unterwegs, kann ein gutes Suchsystem auch eine gewisse „Unordnung“ ausgleichen. Überlegen Sie die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Durch eine gute Wiederauffindbarkeit (Volltextsuche!) und die Möglichkeit, Workflows abzubilden – zum Beispiel die Freigabe von Rechnungen vor der Bezahlung.

Steuern sparen mit dem Homeoffice – der Quickcheck

Die Kosten für ein Arbeitszimmer im Home-Office dürfen Sie absetzen, wenn es Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit ist oder
Sie am Arbeitsplatz Ihres Arbeitgebers nicht alle Arbeiten erledigen könnten. Anhand des Kurzchecks können Sie prüfen, ob
Ihre Kosten voll zählen, das Finanzamt Ihnen nur 1.250 € gewährt oder keine Werbungskosten absetzbar sind.

Ausgaben für das Arbeitszimmer sind zum Beispiel:
• Miete und Nebenkosten nach Anteil an der Gesamtwohnfläche oder bei Eigentum anteilige Abschreibung, Finanzierungskosten, Grundsteuer,
Reparatur- und Nebenkosten,
• anteilige Stromkosten und anteilige Beiträge zur Hausratversicherung,
• Renovierungskosten für das Arbeitszimmer in voller Höhe, Ausstattung wie Lampen, Teppich, Gardinen, aber kein Luxus. Kosten für Büromöbel
und beruflich genutzte Computer zählen immer.

Der kleine Knigge für die Online-Kommunikation

Tipps, wie Sie in Verbindung bleiben

Gut und effizient mit dem Team und den Kollegen zu kommunizieren war schon immer eine Herkulesaufgabe. Wenn nun ein Teil des Teams persönlich anwesend ist, während der andere Teil der Kollegen vom Homeoffice aus tätig wird, scheint eine gute und effiziente Kommunikation auf den ersten Blick nicht möglich.

Ein schon vor Corona beliebter Kommunikationsweg sind E-Mails. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Die E-Mail ist schnell, unabhängig von der unmittelbaren Erreichbarkeit des Kommunikationspartners, und sie dokumentiert die Inhalte der Kommunikation. Der große Nachteil dieser Art der Kommunikation liegt darin, dass Sie „zugemüllt“ werden, da zig E-Mails mit gegenseitigen Antworten ausgetauscht und Sie gerne in „Cc“ gesetzt werden. Da kann man schon mal schnell den Überblick verlieren! Besonders heikel wird es, wenn E-Mails mit kritischen oder missverständlichen Inhalten versendet werden. Die Gefahr, dass durch eine solche E-Mail die Beziehung nachhaltig gestört wird, ist hier besonders groß.

Wenn es E-Mails schon vor dem Telefon gegeben hätte, würden viele sagen: „Wow, mit der Erfindung des Telefons kann ich mit dem anderen sogar reden!“ Wird es kritisch, greifen Sie zum Telefonhörer, um mit dem Mitarbeiter persönlich die Angelegenheit zu besprechen.

Was ist kritisch? Mehr, als man auf den ersten Blick vermutet.
Beispielsweise:
• Kritik an den Ergebnissen bzw. dem Verhalten des Gegenübers
• persönliche Einschätzungen Ihrerseits zu Situationen
• Vermutungen über Vorkommnisse
• wenn gegensätzliche Interessen bestehen

Am nächsten kommen Sie einer persönlichen Besprechung mit einer Videokonferenz. Die Auswahl an dafür notwendiger Software ist hier riesig, wie z.B. MS Teams, Zoom, Go-to-Meeting, Blizz.

Egal, welche Software Sie einsetzen. Vor der Nutzung sollten Sie und auch Ihre Mitarbeiter folgende Fragen klären:
• Wie platziere ich sinnvoll die Kamera, damit ich nicht unvorteilhaft im Bild bin?
• Welchen Hintergrund sehen meine Gesprächspartner? Wie kann mittels der Software der Hintergrund gestaltet werden?
• Wie versende ich Einladungen/Termine, damit mein Gesprächspartner mit ein/zwei Klicks an der Videokonferenz teilnehmen kann?
• Welche Einstellungen kann ich vornehmen, damit die Videokonferenz die passende Lautstärke hat?
• Wie teile ich Dokumente?
• Wie kann ich – falls erlaubt und gewünscht – die Videokonferenz aufzeichnen?

Es ist also notwendig, vorab alle Beteiligten mit den Grundlagen vertraut zu machen, um die Akzeptanz für die Technik zu gewährleisten. Sind die Grundlagen gelegt, kann die Videokonferenz starten. Nehmen mehr als zwei Teilnehmer an der Konferenz teil, ist es sinnvoll, einen Moderator festzulegen. Dieser steuert den Ablauf der Besprechung, wie z.B. die Reihenfolge der Beiträge der Teilnehmer, Vorgangsweise bei der Präsentation von Ergebnissen (Fragen dazwischen oder am Ende gesammelt) etc.

Und ganz wichtig: ausreden lassen. Durcheinanderreden ist bereits in persönlichen Meetings störend, in Videokonferenzen ist dies ein echtes „No-Go“!

Ganz gleich, ob Ihr Teammeeting per Video oder in Präsenz stattfindet. Die Einhaltung einiger Regeln führt zu einem Mehrwert Ihrer Besprechungen. Diese sind:
1. Besprechungen durchführen, wenn diese notwendig sind (und nicht, weil es im Terminkalender steht).
2. Machen Sie nur Betroffene auch zu Beteiligten.
3. Zeitdisziplin: Besprechungen starten und enden immer pünktlich.
4. Inhaltsdisziplin: Jede Besprechung hat eine Agenda, und diese kennen die Teilnehmenden bereits im Vorfeld.
5. Prozessdisziplin: Der Moderator trägt die Verantwortung für den Ablauf, aber jeder Einzelne ist für das Ergebnis und für die Atmosphäre mitverantwortlich.
6. Störungen haben Vorrang, doch Nebenthemen werden verschoben.
7. Ergebnisdisziplin: Nach einer Besprechung gibt es ein Protokoll, auf das alle zugreifen können.
8. Umsetzungsdisziplin: Eine To-do-Liste hält fest: Wer macht was bis wann?

Auch wenn der virtuelle Kontakt mit hoher Frequenz und ausgeprägter Professionalität gelebt wird: Der persönliche Kontakt ist für ein „Wir“- und „Team“-Gefühl unersetzbar. Planen Sie daher regelmäßige Teamevents als Ausgleich zum wenigen persönlichen Kontakt. Gemeinsame kleine Aktivitäten wie „After-Work-Absacker“, Frühstück, Mittagessen oder auch der Jahreszeit angepasste sportliche Minievents wie Bowling, Spaziergänge, Radtouren etc. sind nur einige der Optionen.

Die Betriebsprüfung – Es war einmal…

Das Märchen von netten Betriebsprüfern

Es war einmal vor langer Zeit, da lebte in einem fernen Land ein Handwerksmeister. Er war ein redlicher Mann, der ehrlich seiner Arbeit nachging, zu allen Leuten freundlich war und pünktlich die geforderten Steuern zahlte. Er vertraute darauf, dass er alles richtig machen würde, denn schließlich hatte er auch einen Spezialisten damit beauftragt, im Rahmen der Gesetze und Erlasse die für ihn zutreffende, aber dennoch niedrigste Steuer zu ermitteln.

Den gierigen Landesfürsten war das aber nicht genug. Sie beauftragten ihrerseits Prüfer, die nachsehen sollten, ob sie nicht doch noch etwas mehr Steuern herauspressen konnten. So kamen Prüfer und nahmen Einsicht in alle Belege, Kontoauszüge und Buchhaltungsunterlagen. Ein großes Vergnügen bereitete ihnen, direkt bei dem Handwerker zu prüfen, denn in scheinbar unverfänglichen Gesprächen gab der Handwerksmeister meist fahrlässig preis, was er besser nicht hätte erwähnen sollen. Nicht dass er etwas Ungesetzliches getan hätte. Nein, der Prüfer nutzte dies, um dem Sachverhalt einen privaten Beigeschmack zu geben und ihn dann nicht als Betriebsausgaben zuzulassen.

Im Laufe der Zeit veränderten sich die Prüfungsmethoden zusehends. Die Prüfer wurden immer gieriger und rüsteten sich technologisch auf. Im Zeitalter der Computer begannen sie, mit der Software IDEA alle Buchungen automatisch zu durchforsten, sodass ihnen nichts verborgen blieb.

Eines Tages herrschte weltweit eine große Pandemie. Die Prüfer, denen ihr Beruf Spaß machte, stellten geknickt den Prüfungsbetrieb ein, denn die Ansteckungsgefahr und die Gefahr um Leib und Leben waren zu groß. Nach kurzer Zeit allerdings konnten sie freudig wieder beginnen, denn sie prüften nun digital, von zu Hause oder vom Amt aus.

Man hätte meinen können, nun wären die Prüfungsbedingungen erschwert, und die Zeit der großen Nachzahlungen wäre vorerst vorbei. Weit gefehlt. Im Gegensatz zu den Schulen, die nach wie vor im digitalen Dornröschenschlaf liegen, konnten sich die Finanzbeamten und die Prüfer sehr schnell in ein neues Zeitalter aufmachen und waren hier sehr lebendig. Für die vielen geprüften Betriebe hatte das zur Folge, dass die Prüfung unpersönlicher wurde. Der Mensch mit all seinen Stärken und Schwächen hinter dem Unternehmen wurde immer weniger wahrgenommen. Wurde früher der Betrieb besichtigt, um Hintergrundwissen zum Betrieb und zum Unternehmer zu bekommen, so wird nun ein Fragebogen mit sehr pauschalen Fragen rausgeschickt. Die Beantwortung erfolgte sehr emotional und einsilbig, sodass manche Prüfer mit einer Schätzung wegen Verletzung der Mitwirkungspflicht drohten, was die Stimmung nicht gerade positiv beeinflusste. Auch wurden von den Prüfern voreilige Schlüsse gezogen, natürlich in aller Regel zum Nachteil der Unternehmen.

Wenn die Anordnung einer Prüfung einmal zugegangen ist, dann ist es zu spät für Korrekturen oder reumütige Selbstanzeigen. Zwar wird in der modernen Zeit nicht mehr geköpft, aber die Strafen können dennoch drakonisch sein.

Viele Betriebe recherchieren deshalb im Vorfeld zusammen mit ihren Beratern, wo Steuerrisiken liegen, und berichtigen dies zeitnah, wenn es so schwerwiegend ist, dass dadurch ein Steuerstrafverfahren drohen könnte. Oftmals sind es unbeabsichtigte Fehler, die hier Auslöser sein können. Die Prüfer organisierten sich schon lange. So gab es Absprachen, nicht nur, wie zu prüfen sei, sondern auch, wo Schwerpunkte gesetzt werden sollten.

Die zwölf Prüfungsschwerpunkte

Zwölf dieser Schwerpunkte der modernen Zeit wollen wir nachfolgend nennen:

1. Bargeschäfte: Häufen sich hier Fehler, oder fehlen gar Buchungen, dann stellt dies einen sehr schwerwiegenden Verstoß dar. Der Prüfer wird freudig hinzuschätzen, und das nicht zu
knapp. Jeder ist daher gut beraten, in diesem Bereich sehr genau und penibel zu sein.
2. Kfz-Nutzung – der Dauerbrenner: Wird die Droschke auch privat genutzt und, wenn ja, in welchem Umfang? Ist das Fahrtenbuch ordnungsgemäß? Stimmt der Bruttolistenpreis?
3. Privatausgaben: Wurden private Ausgaben als betriebliche deklariert? Wurde das sauber abgegrenzt? Beispiele sind hier die Reisespesen, die Bewirtungsaufwendungen oder die Kosten für
Instandhaltung oder Modernisierung.
4. Beraterverträge: Ist ein Geschäft zustande gekommen, weil es hierzu einen „Berater“ gab? War es eine ehrliche Vermittlungstätigkeit, oder doch Schmiergeld? Hier muss der Unternehmer
nachweisen, dass der Berater sein Geld auch tatsächlich verdient hatte.
5. Schenkungsteuer: Vermögensübertragungen zwischen Ehegatten werden genau untersucht. Im Steuerrecht sind die Eheleute nicht eins, wie uns die Kirche sagt, sondern getrennte
Personen. Vermögensumschichtungen können hier schnell Schenkungen sein. Auch bei verbilligten Leistungen an oder von einer Kapitalgesellschaft können Schenkungen vorliegen.
6. Erlöse: Wurden alle Erlöse verbucht? Ist die Abgrenzung zwischen den Jahren richtig erfolgt?
7. Warenbestand: Gibt es Inventurbestände? Stimmen diese, oder sind sie zu nachlässig erstellt worden?
8. unfertige/fertige Arbeiten: Sind diese vollständig und richtig erfasst?
9. Rückstellungen: Wurden die zu berücksichtigenden Aufwendungen richtig bewertet?
10. Anlagevermögen: Wurden alle zu aktivierenden Gegenstände richtig erfasst, oder sind diese sofort bei den Betriebsausgaben abgezogen worden? Stimmt die Nutzungsdauer?
11. Verbindlichkeiten: Waren diese tatsächlich betrieblich verursacht?
12. GoBD: Wurden die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten? Diese Liste wäre zu lang, um sie hier aufzuführen.

Alles ein Märchen? Leider nein. Die Vergangenheit zeigt, dass sich die Prüfungsmethoden und die Prüfungsgegenstände rasant weiterentwickeln. Denn schließlich geht es beim Staat um das Wichtigste: die Steuern. Deshalb sind die Prüfer nicht gestorben, und sie leben auch noch heute, gieriger denn je. Aber auch wir Berater halten Schritt und schützen Sie vor unberechtigten Forderungen.

Kommen Sie auf uns zu!

Insolvenzantragspflicht erneut ausgesetzt bis 30.04.2021

Mit der ersten COVID-19-Pandemie-Welle wurde ab 01.03.2020 das COVID-19-Insolvenzaussetzungsgesetz (CovInsAG) geschaffen.

Zielsetzung war, Unternehmen, die durch die Pandemie in Schwierigkeiten gerieten, befristet bis zum 30.09.2020 vor der Insolvenz zu schützen.
Voraussetzung war, die Unternehmen durften nicht bereits am 31.12.2019 insolvent sein. Außerdem durfte nicht bereits ein Insolvenzantrag gestellt worden sein in der Zeit vom 01.01.2020 bis zum 28.03.2020. Waren diese Voraussetzungen erfüllt, ging damit eine positive Fortführungsprognose einher.

Das Gesetz war ursprünglich befristet bis 30.09.2020. Es wurde dann erwartungsgemäß bis 31.12.2020 verlängert.

Zur Erinnerung, die drei Insolvenzantragsgründe waren bis dahin:
• Zahlungsunfähigkeit,
• drohende Zahlungsunfähigkeit und
• Überschuldung.

Mit der vorgenannten Fristverlängerung wurde die „Überschuldung“ rausgenommen. Betroffene Unternehmen sollten bis Ende des Jahres genügend Zeit bekommen, um Sanierungs- und Refinanzierungsmöglichkeiten auszuschöpfen. Unternehmen, die am 30.09.2020 akut zahlungsunfähig waren, wurden somit wieder insolvenzantragspflichtig.

Unternehmen, die zahlungsunfähig sind, können ihre fälligen Verbindlichkeiten bereits nicht mehr bezahlen. Das bedeutet, dass es diesen Unternehmen nicht in ausreichendem Maße gelungen ist, ihre Finanzlage über die Nutzung der staatlichen Hilfsangebote zu stabilisieren. Um das erforderliche Vertrauen in den Wirtschaftsverkehr zu erhalten, sollten diese Unternehmen nach Ansicht des Gesetzgebers nicht mehr in die Verlängerung einbezogen werden.

Im Januar 2021 wurde die Insolvenzantragspflicht für Unternehmen ausgenommen, die einen Anspruch auf die Gewährung finanzieller Hilfen im Rahmen staatlicher Hilfen (sog. November- und Dezember-Hilfen) haben.

Voraussetzung war ein entsprechender Antrag in der Zeit vom 01.11.2020 bis zum 31.12.2020. War eine Antragstellung aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen in diesem Zeitraum nicht möglich, dann wurde die Insolvenzantragspflicht ebenfalls ausgesetzt.

Die Insolvenzantragspflicht ist jedoch nicht ausgesetzt, wenn offensichtlich keine Aussicht auf die Erlangung der Hilfeleistung besteht oder die erlangbare Hilfeleistung für die Beseitigung der Insolvenzreife unzureichend ist. Die letzten Regelungen werden durch zahlreiche Maßnahmen flankiert, die den Unternehmer und dessen Geschäftspartner schützen sollen.

Kurz vor Ablauf dieser letzten Frist Ende Januar 2021 wurde das Gesetz zur Fortentwicklung des Sanierungs- und Insolvenzrechts (Sanierungs-und Insolvenzrechtsfortentwicklungsgesetz – SanInsFoG) beschlossen.
Damit wird die Insolvenzantragspflicht erneut ausgesetzt bis 30.04.2021.

Die Insolvenzaussetzungsregeln sind für Nichtfachleute kaum noch nachvollziehbar.
Es kommt an einigen Stellen die Vermutung auf, dass inzwischen viele Unternehmen am Markt agieren, die das nicht mehr sollten oder dürften. Der starke Rückgang der Insolvenzverfahren in den letzten zwölf Monaten unterstreicht dies. Die Fachwelt spricht hierbei von Zombie-Unternehmen, die anderen, gesunden Unternehmen schaden können, weil sie zahlungsunfähig sind, weiterhin Geschäfte tätigen und so eine Kettenreaktion bei anderen, bisher gesunden Unternehmen auslösen könnten.

Wie es 2021 mit den Zombie-Unternehmen weitergeht, bleibt abzuwarten. Viele Experten rechnen jedoch – wie in Horrorfilmen auch – mit dem Schlimmsten: Creditreform geht zum Beispiel für 2020 von 550.000 überschuldeten Unternehmen aus, die zu Zombie-Unternehmen werden könnten, 2021 sogar mit bis zu 800.000, heißt es im IW-Kurzbericht.

Wie können Sie sich schützen?
• laufende Bonitätsprüfung, um die finanzielle Stabilität der Kunden und Partner zu prüfen und zu überwachen
• aktives Forderungsmanagement in der Buchhaltung: Überwachung von Zahlungsverzügen und weiteren Warnsignalen; Mahnwesen
• Forderungseinzug: professionelles Inkasso
• Absichern: Warenkreditversicherung als Schutz gegen Forderungsausfall

Die Unsicherheiten werden offensichtlich vom Gesetzgeber in Kauf genommen. An der Insolvenzgesetzgebung wird derzeit heftig gewerkelt unter Berücksichtigung der Entwicklung in der EU. Böse Zungen behaupten, bis zur Wahl im September 2021 würde aus nachvollziehbaren Gründen alles bleiben, wie es ist.

Lotse Mandantenmagazin Frühjahr 2021

Im aktuellen Lotse finden Sie Wissenswertes rund um Steuern und Unternehmensführung

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Kommen jetzt die Zombie-Unternehmen?
  • Die Betriebsprüfung – das Märchen von netten Betriebsprüfern
  • Der kleine Knigge für die Online-Kommunikation
  • Kurz-Check Arbeitszimmer
  • Wegen guter Führung langjährig geblieben…
  • (Fast) alles muss raus – Frühjahrsputz im Büro

Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

5 Tipps für mehr Gelassenheit

Die Osterfeiertage stehen bevor und wir hoffen, Sie können durchatmen und einfach mal entspannen. Doch in diesem turbulenten Zeiten fällt das manchmal schwer.

Deshalb hier ein wirkungsvoller Tipp, wie Sie zu mehr Gelassenheit finden.

Vielleicht kennen Sie noch den alten Kinderreim, in dem jedem Finger eine bestimmte Funktion zugeordnet wird? Auch wenn Sie aus dem Alter raus sind, probieren Sie diese Fingerübung:

Mit fünf Fingern zu mehr Gelassenheit

Dieses „Fünf Finger“-Instrument eignet sich für einen Tagesrückblick und zugleich als Erinnerungsstütze für diese Methoden. Die Anfangsbuchstaben der Finger geben Ihnen dabei die jeweilige Leitfrage vor.

D wie Daumen oder „Durchgeatmet?“:

Habe ich heute mal bewusst tief Luft geholt, um mir mit dieser „Ersten Hilfe“ aus akutem Stress zu helfen? Habe ich mir beim Ein- und Ausatmen vorgestellt, „Ich hole mir, was ich brauche – ich gebe ab, was ich nicht brauche“? Habe ich mit einer aufgelegten Hand das Heben und Senken meines Bauches beim Atmen gespürt und mir damit eine entspannende Minipause verschafft?

Z wie Zeigefinger oder „Zugelächelt?“:

Hat mir jemand zugelächelt oder ich jemandem? Oder sogar ich mir selbst – vielleicht im Spiegel oder unterstützt durch einen Smiley – und bei mir damit gute Gefühle ausgelöst? Ist es mir vielleicht sogar gelungen, statt mich über jemanden aufzuregen, amüsiert zu denken, „Seltsam, was es doch für eigenartige Menschen gibt?“?

M wie Mittelfinger oder „‚Mmmmh …‘ erlebt?“:

Habe ich etwas über meine Sinne wahrgenommen, das mir innerlich oder sogar hörbar genießerische Töne entlockt hat? Angenehmes gehört, gerochen, gesehen, gespürt, geschmeckt? Vielleicht so etwas wie eine „Achtsame Cappuccinopause“ gemacht, in der ich Duft, Aussehen und Farbe, Konsistenz und Geschmack von Kaffee und Milchschaum bewusst wahrgenommen und genossen habe?

R wie Ringfinger oder „Ruhepäuschen eingelegt?“:

Habe ich es geschafft, mindestens eine kleine Pause von meinen Aktivitäten zu machen? Mit einer Atemübung, einem kurzen angenehmen Tagtraum rund um schöne Erinnerungen oder Vorfreude, einem Spaziergang um den Block, gar einem Mittagsschlaf?

K wie kleiner Finger oder „Kontakt mit einem Lebewesen gehabt?“:

Hatte ich eine Begegnung, die mein Herz erfreut hat? Ein freundliches Gespräch geführt, eine liebe Mail erhalten oder geschrieben, einen Hund gestreichelt, einen Baum umarmt?

Gönnen Sie sich zunächst die eine Minute und Sie werden sehen, dass Achtsamkeit nicht ein esotherisches Buzzword sein muss, dass zusätzlichen Stress bedeutet, weil man ja nun auch noch meditieren, Yoga machen und Räucherkerzen anmachen muss ;-)) Wobei – wir übernehmen keine Garantie, das durch die Fingerübung nicht auf Dauer genau solche Dinge in Ihr Leben treten können.