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Rechnungen per Mail – Tipps zur Belegablage

Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co. Die häufigsten Fragen greifen wir hier auf.

Ich bekomme immer mehr Rechnungen per Mail. Was muss ich beachten?

Ausdrucken und gut? Nicht wirklich.
Natürlich könnten Sie die Rechnung ausdrucken – aber warum eigentlich? Ausdrucken, lochen, abheften – nicht nur ziemlich unmodern, sondern auch aufwendig. Irgendwann geht der Beleg ja auch zum Steuerberater (und zurück). Oder eine andere Abteilung braucht ihn. Oder Sie sind unterwegs …

Besser: Sie sind up to Date und nutzen DATEV Unternehmen online. Hier laden Sie die Original Belege innerhalb von 10 Tagen einfach über Upload Mail in die revisionssichere DATEV Cloud. So erfüllen Sie erstens die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung der Belege und haben zweitens die Rechnung immer schnell zur Hand.

Der Profi-Tipp: Mit der Belegsuche von DATEV Unternehmen online – Menüpunkt Startseite Belege – finden Sie schnell und einfach alle Belege in der Cloud wieder. Der Dateiname spielt dabei keine Rolle, mühsames Umbenennen der Dateien entfällt. Einfach ein Stichwort eingeben, die Volltextsuche durchforstet alle Dateiinhalte und zeigt den passenden Beleg an – schnell und ohne großen Zeitaufwand.

Diese Belegablage über DATEV Unternehmen online empfehlen wir Ihnen auch für die von Ihnen eingescannten Rechnungen. So ist alles einfach, sicher und schnell abgelegt und wiedergefunden.

Achtung: Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen betrifft immer das Originalformat. Haben Sie die Rechnung also in digitaler Form erhalten, sind Sie verpflichtet, diese digitale Rechnung aufzubewahren. Ein Ausdruck per Papier erfüllt hier die gesetzlichen Vorschriften nicht!
Wenn in der Begleitmail der Rechnung mehr steht als: „Hier ist Ihre Rechnung“, gilt das auch für den Mailtext – im Zweifel zehn Jahre.

90% unserer Mandanten arbeiten digital und genießen die Vorteile der papierlosen Zusammenarbeit. Sie haben Fragen zu den Einsatzmöglichkeiten von DATEV Unternehmen online?
Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gern.

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